Tips Mempersiapakan Komunikasi Untuk Pertemuan

Diterbitkan 02.34 oleh Mr. G

KemejingNet - Tips Mempersiapakan Komunikasi Untuk Pertemuan. Bagi orang yang belum terbiasa berbicara didepan umum, rasa grogi dan kurang percaya diri sering menjadi momok yang paling dibenci, (seperti penulis sndiri ha..ha..). Lain halnya untuk orang yang sudah terbiasa presentari dan berbicara didepan umum, mungkin rasa grogi itu sudah tidak ada lagi.

Oleh karena itu jika Anda mau melakukan sebuah pertemuan atupun mau presentasi hendaknya anda harus melakukan persiapan yang matang. dibawah ini saya akan sedikit berbagi pengalaman tentang persiapan pertemuan.

Persiapan-persiapan melakukan komunikasi dalam pertemuan ini dapat dibagi dalam dua persiapan, yaitu persiapan fisik dan persiapan pribadi. persiapan-persiapan ini penting dilakukan agar memberikan makna komunikasi yang efektif dan maksimal.

1. Persiapan Fisik
Yang dimaksud persiapan fisik adalah persiapan terhadap sarana-sarana fisik pertemuan. Jika anda mengundang pertemuan, maka tentu saja anda harus mempersiapkan sarana fisik tersebut. berikut ini hal-hal yang perlu dipersiapkan mengenai sarana fisik pendukung komunikasi di pertemuan.

Ruang Pertemuan
- Pilih ruang yang dapat menampung jumlah peserta yang diperkirakan akan hadir
- Pilih rung yang mempunyai sirkulasi udara relatif baik, sehingga tidak menimbulkan
kegerahan saat pertemuan.
- Pilih ruang yang cukup terang.

Tata Letak Pertemuan
Hindari penataan ruang seperti di sekolahan, karena ini terkesan sangat formal. Usahan penataan tempat duduk adalah yang bisa saling menatap satu sama lain seperti setengah lingkaran, atau yang lainnya.

Sarana Pendukung
Siapkan pengeras suara, papan tulis, proyektor dan layar monitor, dan peralatan lain jika memang peralatan tersebut dibutuhkan. tentu saja jenis peralatan yang digunakan yang berkaitan dengan materi yang akan disampaikan. Persiapan-persiapan ini akan menjadi lain jika Anda diundang ke tempat lain di mana berbagai sarana pendukung ini mungkin tidak dapat disediakan. Jika memungkinkan, lakukan kontak dengan penyelenggara jauh sebelum pertemuan dilaksanakan sehingga Anda dapat memepersiapkan materi dan media sederhan yang dapat digunakan.

Silahkan baca juga : 5 Prinsip Dasar Dalam Fasilitasi

2. Persiapan Pribadi
Yang dmaksud adalah pertsiapan Anda sendiri di forum pertemuan tersebut yang akan memberikan penjelasan, maupun membawakan materi.

Persiapan-persiapan pribadi yang harus diperhatikan adalah sbagai berikut :

Pastikan secara fisik bahwa anda tidak terlalu lelah untuk mengikuti pertemuan tersebut. Oleh karenannya beristirahatlah yang cukup, paling tidak sehari sebelum pertemuan. Kondisi terlalu lelah sangat mempengaruhi penampilan anda, perhatian pendengar, dan kemampuan mengingat atau berkretivitas dalam komunikasi
Pastikan anda telah menyiapkan materi yang akan disampaikan, baik materi untuk anda sendiri atau mungkin materi yang perlu dibagikan ke peserta.
Pastikan pula bahwa anda sudah cukup menguasai materi. Kurangnya penguasaan terhadap materi dapat menimbulkan kesan bahwa anda tidak serius, kigiatan dianggap masih kira-kira, anda dianggap tidak profesional, atau mungkin peserta tidak bisa menangkap maksud yang anda sampaikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat berbicara di forum pertemuan :

Berbicaralah dengan tidak terlalu cepat, tenang, dengan kekuuatan suara yang cukup, dan runtut. Berikan jeda uraian agar peserta mempunya kesempatan untuk mengendapkan atau meresapkan apa yang diuraikan.
Berikan perhatian dan kesempatan bertanya sebisa mungkin kepada semua peserta dan tunjukkan sifat yang respect.
Jawablah setiap pertanyaan yang muncul dari peserta semampu anda. Jika ada hal yang sungguh anda tidak bisa menjawab, beritahukan bahwa abda akan menctat pertanyan itu dan akan mencoba mencari jawabannya dari piha-pihak lain.
Gunakan kosa-kata atau tata bahasa sederhana, mudah dimengerti, tau menggunakan kata-kata lokal yang artinya sepadan dengan yang anda maksud.
Pahami forum dengan baik, berikan lelucon atau pertanyaan pancingan atau bahkan permainan untuk menjaga perhatian peserta agar tetap konsen terhadap materi yang anda bawakan.
Jangan lupa diakhir pembicaraan anda, sampaikan ucapan terima kasih dan mohon maaf atas hal-hal yang tidak berkenan dari pemaparan yang telah dilakukan.

hal-hal diatas sifatnya sangatlah sederhana, namun ternya sering kali tidak diperhatikan, karena mempunyai dugaan bahwa hal itu akan mudah saja dilakukan, akan tetapi bila sudah didepan forum atau pertemuan apa yang sudah ada dikepala kita sketika hilang setelah berhadapan dengan banyak orang.

Oleh karena itu pada akhirnya keberhasilan komunikasi tidak hanya disebabkan oleh kemampuan si penerima pesan, namun dan mungkin yang utama adalah kemampuan si penerima pesan, namun dan mungkin yang utama adalah kemampuan si pemberi pesan atau penyampai pesan itu sendiri untuk mengukur, menilai, dan memahami dirinya sendiri. Semoga bermanfaat.

Bagikan Postingan Ini

Ada pertanyaan? Diskusikan dengan penulis atau pengguna lain